Politica de confidențialitate și protecția datelor

Această Politică de confidențialitate și protecție a datelor cu caracter personal („Politica”) descrie cadrul aplicabil datelor cu caracter personal colectate de către ATP MOTORS în România, respectiv de către următoarele societăți, fiecare dintre acestea având calitatea de operator în mod individual și separat:

ATP MOTORS RO SRL este societate cu răspundere limitată de drept român, având sediul social înregistrat în Baia Mare, B-dul Regele Mihai I, nr. 65,  jud. Maramureș, înmatriculată la ORC cu numărul de înregistrare  J24/712/2019, cod unic de înregistrare 40723236, denumită „Operator”, incluzând prevederile Regulamentului general privind protecția datelor („GDPR”).

Operator de date cu caracter personal

ATP MOTORS RO SRL este Operatorul de date cu caracter personal. 

Datele cu caracter personal colectate vor fi controlate și prelucrate de către ATP MOTORS RO SRL. De asemenea, datele cu caracter personal pot fi prelucrate sau controlate în comun de afiliații ATP Group (ATP Exodus SRL, ATP AUTOMOTIVE RO SRL, ATP Trucks Automobile SRL, ATP SMART 4US).

Această Politică se aplică: (1) beneficiarilor serviciilor noastre de vanzare piese si accesorii auto, vanzare autovehicule, servicii de transport, servicii de intretinere si reparatii autovehicule, (2) salariaților noștri, (3) utilizatorilor site-urilor și ai aplicațiilor listate aici („site-urile”), (4) reprezentanților partenerilor noștri de afaceri, clienților și furnizorilor, și (5) candidaților/aplicantilor noștri.

Această Politică descrie categoriile de date cu caracter personal sau informațiile personale pe care le colectăm, modul în care utilizăm informațiile, modalitatea și scopurile în care prelucrăm și protejăm datele pe care le colectăm, durata de stocare, situațiile în care transferăm datele și destinatarii, precum și drepturile și opțiunile pe care le au persoanele fizice cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal. De asemenea, descriem modul în care ne puteți contacta în legătură cu politicile noastre de confidențialitate și protecție a datelor și modul în care vă puteți exercita drepturile. Politicile noastre privind confidențialitatea și protecția datelor pot să conțină variații în funcție de jurisdicțiile în care ne desfășurăm activitatea, pentru a reflecta practicile locale și cerințele legale și puteți consulta prevederile locale specifice accesând site-urile web locale.

I. Datele cu caracter personal pe care le colectăm

Colectăm date cu caracter personal care vă privesc în diverse moduri, cum ar fi prin accesarea și vizitarea de către dumneavoastră a site-urilor noastre, inclusiv prin crearea și actualizarea contului pe care îl înregistrați prin utilizarea site-urilor, precum și de pe diferite canale de social media; la evenimentele noastre; prin telefon și fax; prin aplicații pentru diferite locuri de muncă; în legătură cu diferite tipuri de servicii prestate de noi; sau în legătură cu furnizorii noștri de servicii sau partenerii noștri de afaceri. Putem colecta diverse tipuri de date cu caracter personal în funcție de natura relației, inclusiv, dar fără a se limita la (conform legislației aplicabile):

  • date de identificare sau de contact (cum ar fi numele, prenumele, adresa domiciliului, adresa profesională, adresa de e-mail, numărul de telefon, denumirea funcției);
  • numele de utilizator și parola când vă înregistrați pe site-urile noastre;
  • informațiile pe care le furnizați despre alte persoane pe care doriți să le contactăm;
  • alte informații pe care ni le puteți furniza, cum ar fi în sondaje, follow-up sau prin funcția „Contactați-ne” de pe site-urile noastre.

În plus, dacă sunteți un candidat/aplicant, un salariat, vă depuneți CV-ul pentru un loc de muncă sau creați un cont pentru a vă depune CV-ul pentru un loc de muncă, putem colecta următoarele tipuri de date cu caracter personal (conform legislației locale):

  • date privind educația și experiența profesională;
  • limbi străine cunoscute și alte abilități profesionale;
  • codul numeric personal sau alte date cu caracter personal având o funcție de identificare;
  • data nașterii;
  • sexul;
  • cetățenia și autorizațiile de muncă;
  • informații privind beneficiile;
  • referințe despre dumneavoastră;
  • orice alte date conținute în CV-ul dumneavoastră pe care le furnizați privind ariile de interes în ceea ce privește cariera dumneavoastră și alte date despre calificările dumneavoastră în vederea angajării;

Și atunci când este necesar conform legislației, în baza consimțământului expres furnizat de către dumneavoastră:

  • informații cu privire la dizabilități și starea dumneavoastră de sănătate;

În plus, putem colecta informații pe care ni le furnizați în legătură cu alte persoane, cum ar fi informații cu privire la persoane pe care le putem contacta în caz de urgență.

În cazul în care ne vizitați la sediul nostru sau la birourile noastre locale ori dacă ne scrieți sau telefonați în legătură cu diverse solicitări sau aspecte de interes pentru dumneavoastră, putem colecta numele și datele dumneavoastră de contact, precum și alte date cu caracter personal pe care ni le furnizați în mod direct.

Salariatul (denumit în continuare în mod individual „Salariatul” și în mod colectiv „Salariații”), după cum este aplicabil, înțeleg și iau la cunoștință faptul că ATP MOTORS RO SRL, în calitate de angajator colectează, prelucrează și stochează date cu caracter personal ale salariatului și ale persoanelor aflate în întreținerea acestuia în vederea încheierii și executării contractului său de muncă cu ATP MOTORS RO SRL.

II. Cum utilizăm datele cu caracter personal pe care le colectăm

Operatorul colectează și utilizează datele colectate în următoarele scopuri (după cum este permis de legislația aplicabilă):

  1. a) gestionarea relațiilor cu clienții și furnizorii noștri;
  2. b) crearea și gestionarea conturilor online;
  3. c) procesarea garanțiilor, a cererilor de finanțare;
  4. d) emiterea politelor de asigurare;
  5. e) în măsura permisă de legislația aplicabilă, comunicarea și gestionarea participării la evenimente

speciale, promoții, programe, oferte, sondaje, concursuri și studii de piață;

  1. f) furnizarea unor răspunsuri la întrebările și cererile persoanelor;
  2. g) gestionarea, evaluarea și îmbunătățirea activității noastre (inclusiv dezvoltarea, analizarea și

îmbunătățirea serviciilor noastre; gestionarea comunicațiilor; efectuarea de analize de date și efectuarea

activităților contabile, a auditului și a altor activități interne);

  1. h) protejarea împotriva fraudei, identificarea și urmărirea prevenirii fraudei și a altor activități ilegale; și
  2. i) respectarea și aplicarea cerințelor legale aplicabile, standardelor aplicabile în domeniul serviciilor, obligațiilor contractuale și politicilor noastre.

 

Toate prelucrările vor fi efectuate pe baza unor temeiuri juridice adecvate care ar putea fi incluse în mai multe categorii, inclusiv:

  1. a) consimțământul sau consimțământul expres al persoanei vizate, în cazul în care acest lucru este impus de legea aplicabilă;
  2. b) pentru a ne asigura că respectăm o cerință legală sau contractuală sau o cerință necesară pentru a încheia/modifica/înceta un contract (de exemplu, prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal pentru a ne asigura că salariile și impozitele dumneavoastră sunt plătite).
  3. c) interesul legitim al Operatorului (de exemplu, pentru a permite clientului să beneficieze de serviciile pe care le oferim).

În plus față de activitățile enumerate mai sus, în cazul în care sunteți o persoană care aplică pentru o poziție sau creați un cont pentru a aplica pentru o poziție, în măsura în care este permis de legislația aplicabilă, utilizăm informațiile descrise în această Politică pentru următoarele scopuri:

  1. a) oferirea de oportunități de angajare și de muncă; si
  2. b) evaluarea competențelor dumneavoastră și a calificărilor dumneavoastră pentru diferite locuri de muncă;

De asemenea, putem utiliza datele în alte scopuri, cazuri în care vă vom furniza informări specifice la sau înainte de momentul colectării.

Dacă sunteți un Salariat, ATP MOTORS RO SRL prelucrează datele dumneavoastră personale și ale persoanelor aflate în întreținere, dacă este cazul, în următoarele scopuri:

1) În vederea încheierii și executării contractului de muncă la care Salariatul este parte, precum și modificării sau încetării contractului de muncă al Salariatului.

2) În vederea plății salariului către Salariat, precum și a altor sporuri, compensații, bonusuri, tichete de

masă, alte beneficii etc. de care ar putea beneficia Salariatul.

3) În vederea îndeplinirii obligațiilor ATP MOTORS RO SRL în domeniul ocupării forței de muncă și al securității sociale și protecției sociale, precum și în vederea îndeplinirii obligațiilor ATP MOTORS RO SRL de sănătate și securitate în muncă, situații de urgență, medicina muncii, inclusiv privind evaluarea capacității de muncă a Salariatului.

4) În vederea furnizării de sesiuni de training, incluzând cele de e-learning / online.

5) În scopul ținerii evidenței tuturor salariaților în registrul REVISAL, inclusiv a Salariatului, conform obligațiilor de dreptul muncii ale angajatorului.

6) În vederea depunerii de declarații, cereri, documente la autoritățile competente, inclusiv la ANAF, Inspecția Muncii, Inspectoratul General pentru Imigrări, Inspectoratul General pentru Situații de Urgență, Casa de Pensii, Casa de Asigurări de Sănătate, pentru respectarea obligațiilor legale ale angajatorului.

7) În vederea emiterii de adeverințe la solicitarea Salariatului.

8) În vederea recuperării oricăror creanțe datorate de Salariat angajatorului sau a recuperării oricăror creanțe datorate de Salariat unor terți (în cadrul procedurii de poprire).

9) În vederea întocmirii anumitor rapoarte către societăți din Grupul de firme ATP Exodus, în scopuri administrative.

10) În vederea monitorizării locației echipamentului utilizat de către Salariat în desfășurarea atribuțiilor sale de serviciu.

11) În scopul menținerii securității sistemului informatic și pentru a împiedica transferul de date ce reprezintă proprietatea ATP MOTORS RO SRL /a Grupului ATP Exodus sau țin de secretul de afaceri al ATP MOTORS RO SRL./Grup ATP Exodus, în afara societății (incidente de securitate) conform cu politicile si procedurile la nivelul ATP MOTORS RO SRL. 

12) În scopul accesului la datele de localizare prin conexiune la internet la distanță pentru a asigura securitatea sistemului IT al societății.

III. Interesul legitim

Operatorul poate prelucra date cu caracter personal pentru anumite scopuri legitime în desfășurarea activității sale, care includ unele dintre următoarele:

  • în cazul în care procesul ne permite să îmbunătățim, să modificăm, să personalizăm sau să îmbunătățim în alt mod serviciile/comunicările noastre în beneficiul clienților, candidaților și Salariaților noștri;
  • pentru identificarea și prevenirea fraudei;
  • pentru a spori securitatea rețelei și a sistemelor noastre informatice;
  • pentru a înțelege mai bine modul în care oamenii interacționează cu site-urile noastre;
  • pentru scopuri de marketing direct;
  • pentru a vă oferi comunicări prin poștă/e-mail, pe care noi le considerăm de interes pentru dumneavoastră;
  • pentru determinarea eficacității campaniilor de promovare și a publicității.

Ori de câte ori prelucrăm date în aceste scopuri, ne vom asigura că acordăm o deosebită atenție drepturilor dumneavoastră. Aveți dreptul de a vă opune unei astfel de prelucrări și, dacă doriți să faceți acest lucru, vă rugăm să ne scrieți la adresa [email protected].

IV. Cum prelucrăm și protejăm datele cu caracter personal

Prelucrăm datele cu caracter personal pe care le colectăm și prin mijloace automate, în scopurile definite mai sus și pentru o anumită perioadă de timp, care respectă politica noastră internă de păstrare, pentru a ne asigura că datele cu caracter personal nu sunt păstrate mai mult decât este necesar.

Menținem garanțiile de protecție administrative, tehnice și fizice menite să protejeze datele cu caracter personal pe care le furnizați împotriva distrugerii, pierderii, modificării, accesului, dezvăluirii sau utilizării accidentale, ilegale sau neautorizate. Pentru a asigura securitatea și confidențialitatea corespunzătoare a datelor cu caracter personal, aplicăm următoarele măsuri de securitate:

  • Criptarea datelor;
  • Măsuri adecvate de autentificare a utilizatorilor;
  • Infrastructură de rețea securizată;
  • Soluții de monitorizare a rețelei. 

V. Durata prelucrării datelor cu caracter personal pe care le colectăm

Stocăm în sistemele noastre datele cu caracter personal pe care le colectăm într-un mod care permite identificarea persoanelor vizate limitat la perioada de timp pentru care este necesar în lumina scopurilor pentru care au fost colectate datele sau pentru care aceste date sunt prelucrate ulterior.

Determinăm această perioadă specifică de timp luând în considerare:

  • Necesitatea de a păstra datele cu caracter personal stocate pentru a oferi serviciile noastre;
  • Pentru a proteja interesele legitime ale Operatorului, în conformitate cu prezenta Politică;
  • Existența obligațiilor legale specifice care fac necesară prelucrarea și stocarea aferentă pentru o anumită perioadă de timp;

În ceea ce privește Salariații, datele personale vor fi stocate și păstrate de către ATP MOTORS RO SRL după cum urmează:

  1. a) Datele Personale necesare pentru realizarea scopurilor menționate la punctul II, 10), până la data retragerii consimțământului pentru prelucrarea datelor de către Salariat;
  2. b) Datele Personale necesare pentru realizarea scopurilor menționate la punctele II 9), 11), 12) de mai sus, până la încetarea interesului legitim al angajatorului sau până la exercitarea de către Salariat a dreptului de obiecție;
  3. c) Datele Personale necesare pentru realizarea scopurilor menționate la punctele II 3), 4), 6), 7), până la încetarea contractului de muncă cu Salariatul;
  4. d) Datele Personale necesare pentru realizarea scopurilor menționate la punctul II 1) de mai sus, se păstrează în cadrul dosarelor de personal, pentru o perioadă de 75 de ani de la întocmirea dosarului de personal, conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996;
  5. e) Datele Personale necesare pentru realizare scopului menționat la punctul II 5) de mai sus, se păstrează pentru o perioadă de 75 de ani, conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996;
  6. f) Datele Personale care se regăsesc în orice documente justificative care stau la baza înregistrărilor în evidențele contabile se păstrează în arhiva Angajatorului timp de 10 ani, conform prevederilor Legii Contabilității nr. 82/1991;
  7. g) Datele Personale care se regăsesc în statele de salarii ale Angajatorului (conform punctului II 2) de mai sus), se pastreaza timp de 50 de ani, conform prevederilor Legii Contabilității nr. 82/1991.

După expirarea termenelor de mai sus, datele personale se șterg și/sau se distrug din evidențele/bazele de date ale ATP Trucks Automobile.

VI. Persoane către care putem transfera informațiile și datele dumneavoastră cu caracter personal

Nu dezvăluim datele cu caracter personal pe care le colectăm despre dumneavoastră, cu excepția cazurilor descrise în această Politică sau în notificări separate furnizate în legătură cu anumite activități. Este posibil să distribuim date cu caracter personal furnizorilor care furnizează servicii pe seama noastră pe baza instrucțiunilor noastre. Nu autorizăm acești furnizori să utilizeze sau să dezvăluie informațiile, cu excepția cazului în care este necesar pentru a efectua servicii pe seama noastră sau pentru a respecta cerințele legale. De asemenea, putem distribui datele dumneavoastră personale (i) afiliaților noștri; și (ii) colaboratorilor noștri Mercedes Benz Romania (Daimler AG), Magyar Suzuki Ltd., Opel Southeast Europe LLC, Mazda Austria GmbH, AIC TRUCKS, MHS Truck & Bus.

În plus, putem divulga date cu caracter personal despre dumneavoastră (i) dacă suntem obligați să facem acest lucru prin lege; (ii) autorităților de aplicare a legii sau altor funcționari pe baza unei cereri de divulgare legală; și (iii) atunci când considerăm că divulgarea este necesară sau adecvată pentru a preveni vătămarea fizică sau pierderile financiare sau în legătură cu o investigație a unei activități frauduloase sau ilegale suspectate sau reale. De asemenea, ne rezervăm dreptul de a transfera datele cu caracter personal pe care le avem despre dumneavoastră în cazul în care vindem sau transferăm toate sau o parte din afacerea sau activele noastre (inclusiv în cazul reorganizării, dizolvării sau lichidării).

În ceea ce privește Salariații noștri, în cadrul operațiunilor de prelucrare efectuate în scopurile menționate la punctele II 1)-12) de mai sus, Datele Personale ale Salariatului vor fi transferate către următoarele terțe părți, după cum urmează:

(a) furnizorii de servicii utilizați de ATP MOTORS RO SRL, inclusiv: furnizorul de servicii de medicina muncii și de abonamente medicale; furnizorul de tichete de masă și tichete cadou; bănci, în vederea plății salariului prin transfer bancar; furnizorul de servicii de curierat cu care colaborează ATP MOTORS RO SRL, doar atunci când sunt documente de transmis care îl implică pe Salariat și doar Date Personale minime necesare serviciilor de livrare (nume, prenume, telefon, adresă);

(b) furnizorii de servicii de training și alte servicii similare;

(c) consultanții externi;

(d) alte societăți din grupul ATP Exodus, în cadrul activităților de raportare/administrative ale ATP MOTORS RO SRL .

(e) autorități, inclusiv: (i) Agenția Națională de Administrare Fiscală, pentru depunerea de diverse declarații conform prevederilor legale aplicabile; (ii) Inspectoratul Teritorial de Muncă și Inspectoratul General pentru Situații de Urgență, pentru îndeplinirea obligațiilor de ținere a evidenței salariaților, precum și pentru îndeplinirea cerințelor legale de sănătate și securitate în muncă și de prevenirea și stingerea incendiilor / situații de urgență;

(iii) Casa de Asigurări de Sănătate și Casa de Pensii, pentru depunerea de diverse cereri și formulare; (iv) Inspectoratul General pentru Imigrări, în vederea îndeplinirii obligațiilor de ținere a evidenței salariaților pentru cetățeni străini, (v) precum și alte autorități pentru îndeplinirea altor obligații legale.

Toate transferurile de date menționate mai sus se realizează cu respectarea de către ATP MOTORS RO SRL a principiilor legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, în special principiul minimizării datelor personale – ATP MOTORS RO SRL transmite către terțele părți doar datele personale care sunt strict necesare pentru realizarea scopurilor menționate.

VII. Transferuri de date

De asemenea, putem transfera datele cu caracter personal pe care le colectăm cu privire la dumneavoastră în afara țării în care au fost colectate informațiile inițiale. Este posibil ca acele țări să nu aibă aceleași legi privind protecția datelor ca și țara în care ați furnizat inițial datele cu caracter personal. Atunci când vă transferăm datele cu caracter personal în alte țări, vom proteja acele date descrise în această Politică și astfel de transferuri vor fi în conformitate cu legea aplicabilă.

Țările cărora le putem transfera datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le colectăm se pot afla: 

  • În cadrul Uniunii Europene;
  • În afara Uniunii Europene.

Atunci când transferăm date cu caracter personal din cadrul Uniunii Europene către țări sau organizații internaționale care se află în afara Uniunii Europene, transferul are loc pe baza:

  1. a) Deciziei Comisiei Europene privind gradul de adecvare;
  2. b) în lipsa unei decizii privind gradul de adecvare, pe baza altor temeiuri legale permise: (i) un instrument obligatoriu și executoriu din punct de vedere juridic între autoritățile sau entitățile publice; (ii) normele corporatiste obligatorii; (iii) clauzele standard de protecție a datelor (denumite anterior clauze tip) adoptate de Comisie etc.

VIII. Drepturile și opțiunile dumneavoastră

Atunci când legislația aplicabilă impune acest lucru, o persoană vizată poate exercita, în temeiul articolelor 15-22 din GDPR, următoarele drepturi specifice:

  1. a) Dreptul la informare: dreptul persoanei vizate de a primi informații privind operațiunile de prelucrare a Datelor Personale. Respectarea acestui drept de către ATP MOTORS RO SRL se realizează prin prezenta informare.
  2. b) Dreptul de acces: Persoana vizată are dreptul de a obține din partea societății o confirmare că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care o privesc și, în caz afirmativ, acces la datele respective și furnizarea de informații privind prelucrările de date.
  3. c) Dreptul la rectificare: Persoana vizată are dreptul de a obține de la operator, rectificarea oricăror date cu caracter personal inexacte sau incomplete care o privesc, pentru a asigura acuratețea unor astfel de informații și pentru a asigura prelucrarea adecvată.
  4. d) Dreptul la ștergere: Persoana vizată are dreptul de a obține din partea operatorului ștergerea datelor cu caracter personal care o privesc, iar operatorul are obligația de a șterge datele cu caracter personal.
  5. e) Dreptul la restricționarea prelucrării: Persoana vizată are dreptul de a solicita Operatorului să limiteze prelucrarea datelor sale.
  6. f) Dreptul la portabilitatea datelor: Persoana vizată are dreptul să solicite portabilitatea datelor, ceea ce înseamnă că persoana vizată poate primi datele cu caracter personal furnizate inițial într-un format structurat și utilizat în mod obișnuit sau că persoana vizată poate solicita transferul datelor către un alt Operator.
  7. g) Dreptul de a se opune: Persoana vizată care furnizează unui Operator, date cu caracter personal are dreptul să se opună în orice moment prelucrării datelor din mai multe motive prevăzute în GDPR, fără a trebui să justifice decizia sa.
  8. h) Dreptul de a nu face obiectul unei decizii individuale automatizate: Persoana vizată are dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profile, dacă această creare produce un efect juridic asupra persoanei vizate sau o afectează semnificativ în mod similar.
  9. i) Dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere: Fiecare persoană vizată are dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere, în special în statul membru al UE în care își are reședința obișnuită, locul de muncă sau locul în care se presupune că s-a efectuat încălcarea, dacă persoana vizată consideră că prelucrarea datelor cu caracter personal care o privesc încalcă prevederile GDPR.

Ori de câte ori prelucrarea se bazează pe consimțământ, conform art.7 din GDPR, persoana vizată își poate retrage consimțământul în orice moment.

Dacă aveți nevoie de mai multe informații despre prelucrarea datelor dumneavoastră personale, vă rugăm să consultați secțiunea „Cum să ne contactați” de mai jos.

IX. Actualizarea Politicii noastre

Această Politică (inclusiv orice anexă) poate fi actualizată periodic pentru a reflecta modificările din practicile noastre de confidențialitate și actualizările legale. Pentru modificări semnificative, vă vom anunța prin publicarea unui anunț vizibil pe site-urile noastre, indicând în partea de sus a fiecărei notificări, când a fost efectuată ultima actualizare.

X. Cum ne puteți contacta

Dacă aveți întrebări sau comentarii cu privire la această Politică sau dacă doriți să vă exercitați drepturile, vă rugăm să vă adresați în scris prin e-mail la urmatoarea adresă: [email protected] sau puțeti transmite o cerere scrisă prin poștă la următoarea adresă: B-dul Regele Mihai I, nr. 65, Baia Mare, jud. Maramures, Romania.